Trabalhe como freelancer: super kit de ferramentas para economizar tempo e organizar

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Ser freelancer é um sonho para você. Liberdade criativa, flexibilidade de horários e independência de onde trabalhar parece ótimo. Quando você começa a motivação, você a tem por causa das nuvens, porque está fazendo o que gosta. No entanto, muitas vezes nos jogamos na piscina sem estar totalmente preparado para a vida de um nômade digital.

A tecnologia é um fator decisivo quando falamos de trabalho remoto. Existem mais e mais ferramentas para preencher as carências do digital e se comunicar facilmente.

O problema é que essa variedade faz com que você perca o foco e mude a tecnologia usada a cada dois a cada três. Sem perceber, você pode acabar perdendo muito tempo e dinheiro.

Para que isso não aconteça, recomendamos nosso kit de ferramentas on-line para trabalhar como freelancer com o qual você operará rapidamente seus negócios remotamente.

Eles são os que eu uso no meu dia a dia, então eu sei bem do que estou falando.

Ferramentas de comunicação

Gmail

Ok, sobre isso, não há muito a dizer. O e-mail é básico para qualquer negócio online. Derive seus e-mails corporativos para uma única conta e gerencie-os de maneira eficaz para você.

Como Você pode servir esses pequenos truques:

  • Crie filtros para automatizar ações. Na configuração / filtros e redirecionamentos, você pode configurar que sempre que receber um email de uma determinada pessoa, o Gmail o classifique com um rótulo, o destaque, o marque como importante etc. Se você receber muitos e-mails por dia, é uma boa opção saber o que é relevante de uma só vez.
  • Desfazer uma remessa. Nas configurações / geral / desfazer o envio, você pode ativar a opção de cancelar um e-mail que você já enviou até 30 segundos depois. É uma funcionalidade fantástica para aqueles momentos em que você clica no botão “enviar” antes do tempo.
  • Configurar resposta automática. Ao sair de férias ou viajar para o trabalho, por exemplo, você deve ativar uma mensagem automática para informar que sua disponibilidade no correio é muito limitada e fornecer uma alternativa para consultas urgentes (número de telefone ou e-mail de alguns parceiro) Você pode ativar isso em configuração / resposta geral / automática.

Slack

O Slack é a aplicação ideal se você trabalha em equipe.

É uma ferramenta que possui uma versão gratuita, embora se você quiser aproveitar ao máximo as funcionalidades, como fazer chamadas em grupo, o método de pagamento é conveniente.

Por meio desse bate-papo, você pode conversar em particular com os membros da equipe e criar canais específicos por projeto aos quais apenas os envolvidos nessa tarefa específica têm acesso.

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O interessante é que esse é um aplicativo tudo em um. Ele permite fazer chamadas, reuniões de grupo, compartilhamento de tela e se integra a muitas outras ferramentas, como o Asana ou o Google Drive.

Deseja conhecer alguns truques para aproveitar melhor o Slack?

  • Defina um horário diário máximo para conversar. Caso contrário, você pode passar o dia todo conectado e perder tempo.
  • Ative o modo “não perturbe” para evitar distrações. Se você estiver executando alguma tarefa que exija concentração, adie as notificações do Slack pelo tempo que precisar. Você só precisa clicar na campainha ao lado do seu nome e selecionar as horas que deseja.
  • Use slackbot. Idealmente, quando você recebe uma mensagem, você a gerencia no momento, mas quando isso não é possível, a função “lembrar mais tarde” é perfeita. Você só precisa mover o cursor sobre a mensagem em questão, clicar nos três pontos e depois “lembrar-me disso”. Você pode me avisar novamente em 20 minutos, 1 hora, 3 horas, no dia seguinte ou na próxima semana. Você evitará esquecer!

Ferramentas de armazenamento na nuvem

Google Drive

O Google Drive é a nuvem na qual armazenar e compartilhar todos os documentos da empresa com a equipe (se você tiver um) e com colaboradores externos, quando necessário. Em cada pasta, você pode selecionar a quem você concede acesso e com quais permissões (somente para edição ou exibição).

Além do armazenamento, os aplicativos do Google Drive (Google Docs, Google Sheet, Google Forms, apresentações etc.) também são perfeitos para trabalhar no mesmo documento como uma equipe. Além disso, todas as alterações são registradas em um histórico, para que seja possível saber quais modificações foram feitas, quem as fez e em que data.

Em uma empresa remota, a transparência é essencial para o bom funcionamento e um ambiente virtual como esse facilita.

Estes são meus truques:

  • Crie um mapa do site do seu Drive. No momento, o Google não inclui essa funcionalidade automaticamente. O problema é que, à medida que os participantes e os documentos são adicionados à nuvem, fica cada vez mais difícil saber o que realmente está dentro. É melhor criar você mesmo um arquivo, uma Folha do Google, por exemplo, e indicar quais pastas raiz estão no Drive, com o link correspondente, a descrição do tipo de documento interno e as pessoas que têm acesso. Você precisará atualizá-lo com frequência, mas isso poupará muitas dores de cabeça no futuro.
  • Ative o modo de sugestões. O Google Docs permite alterar o modo de edição para obter sugestões. Essa funcionalidade é muito útil para revisar documentos. As alterações são marcadas a olho nu e o autor pode aceitá-las ou rejeitá-las com um clique.
  • Use a escrita por voz. Se você achar mais fácil despejar suas idéias no papel falando, do que escrevendo, você adorará escrever por voz. Você só precisa acessar as ferramentas e “ditar por voz” (nas apresentações do Google) ou “escrever por voz” (no Documentos). Você clica no microfone, começa a falar e tudo o que diz é automaticamente transcrito.
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Dropbox

O Dropbox é um software de armazenamento em nuvem gratuito com uma quantidade limitada de espaço, do qual você teria que pagar. Embora não seja uma cota cara, na verdade.

Você pode usá-lo para armazenar documentos de treinamento, para que o aluno possa baixá-los diretamente.

Ferramentas de Gerenciamento de Projetos

Ter todos os dados, comunicações e etapas de um projeto (e todos os seus projetos) em um só lugar organiza sua vida de uma maneira incrível.

Dentro das ferramentas para trabalhar como freelancer, as ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais. Ainda mais, mais trabalho você tem.

Asana

O Asana é uma ferramenta para gerenciar as tarefas e projetos do seu negócio. Dessa forma, é possível rastrear todo o progresso, verificar atrasos ou detectar gargalos. Além de não perder pelo esquecimento (o que é fatal).

Além disso, ele permite que você converse, atribua tarefas aos membros da equipe (se você tiver uma) e notifique-os sobre o que eles devem fazer todos os dias.

Estes são alguns truques!

  • Crie modelos. Alguns trabalhos da sua empresa serão tarefas de manutenção repetidas periodicamente. Ao fazer o upload do projeto para o Asana, clique em “Salvar como modelo”. Da próxima vez, você só precisará carregá-lo e modificar as datas, sem precisar registrar novamente cada tarefa manualmente. Você economizará muito tempo!
  • Veja como o trabalho progride. Se você for ao painel e clicar para adicionar o resumo de um projeto, o status aparecerá automaticamente graficamente, com as tarefas que já foram concluídas e as que ainda precisam ser concluídas. É interessante ver rapidamente como o trabalho evolui dia a dia.

Ferramentas financeiras

Os aplicativos financeiros ajudarão você a transportar adequadamente seu fluxo de dinheiro: saiba o que entra, o que gasta e as despesas estimadas e a receita estimada do seu negócio on-line, para que você saiba quanto deve reservar impostos, controlar pagamentos em atraso e por Claro, conta.

O que eu uso é QuadernoApp. No canal do YouTube, você tem tutoriais sobre como usá-lo.

Ferramentas de produtividade

Toggl

Toggl é uma ferramenta gratuita (na versão básica) para controlar o tempo gasto em cada tarefa.

A operação é muito simples. Simplesmente, ative o cronômetro, indique a atividade e pare novamente quando mudar a tarefa.

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É uma aplicação muito útil para identificar se nossas horas de trabalho e prioridades para a empresa estão alinhadas e, portanto, para saber se estamos sendo realmente produtivos ou se temos que mudar de rumo.

Truques?

  • Sempre use a mesma nomenclatura. Toggl permite que você classifique sua atividade por projeto, descrição e rótulo. Quanto mais explícito você for, melhor. Caso contrário, quando o tempo passar, você terá que descobrir o que realmente estava fazendo. Além disso, você deve sempre usar as mesmas palavras para descrever sua atividade e projetos, pois será mais fácil extrair métricas e conclusões.
  • Faça o download dos seus relatórios de atividades toda semana. Na seção relatórios / detalhados, você pode baixar um relatório detalhado em Excel, PDF ou CSV do seu horário de trabalho. É importante que você faça esse exercício semanalmente para corrigir possíveis desvios nas prioridades o mais rápido possível.
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Pocket

Se você encontrar enquanto navega nos links que o servem para outro projeto e que gostaria de revisar mais tarde, o Pocket permite que você os marque e salve. O aplicativo sincroniza no seu celular e também possui uma extensão do Chrome.

Ferramentas de Gerenciamento de Calendário

Google calendar

Uma das piores coisas de ser freelancer – mas também a melhor, porque você não fica entediado – é que todos os dias são diferentes.

Portanto, é essencial um calendário na nuvem que o ajude a organizar seus dias. O Google Agenda é o padrão ouro, porque também é gratuito.

  • Permite adicionar local e notificá-lo sobre compromissos X algum tempo antes.
  • Permite adicionar links para compartilhar anotações e apresentações.

Calendamente

Se você vende sessões de treinamento ou simplesmente precisa gerenciar compromissos de clientes e está interessado em organizá-los, o Calendly é uma opção. Envie aos clientes o link para agendar o compromisso com as opções disponíveis. Ele se integra muito bem ao Slack.

Ferramentas de administração de redes sociais

Você não tem escolha. Você terá que gerenciar as redes nas quais seu cliente ideal está localizado para atraí-lo para seus serviços. Mas as redes são o buraco negro da produtividade. Minha ferramenta de gerenciamento de rede em estrela é uma multifuncional: Metricool

Metricool

A versão gratuita já é bastante útil. Permite gerar autolistas que são republicados sempre que você coloca em redes. Mas a versão paga também permite que você analise os KPIs nas redes, economizando o trabalho de ver como as coisas estão indo de uma só vez.

Deixo um tutorial em vídeo da ferramenta em espanhol para que você possa ver quanto vale.

Ferramentas de bate-papo por vídeo

Skype

Gratuito se você usa seu próprio Wi-Fi, o Skype também permite gravar a chamada, para que você possa verificar mais tarde.

Zoom

O Zoom é um dos aplicativos de videoconferência mais utilizados por todos os freelancers.

De graça, você pode acessar uma sala virtual onde você tem a possibilidade de se conectar com até 100 pessoas em tempo real por um tempo de 40 minutos.

Você pode gravar a sessão, como no Skype.

Na versão paga, você pode estender o tempo necessário e aumentar o número de participantes, se desejar usá-lo no formato de webinar.

Você também pode usá-lo para transmitir eventos em tempo real, semelhante ao streaming.

Em resumo…

A escalada nos negócios depende, acima de tudo, de como você se organiza corretamente, analisa o que faz todos os dias, implementando sistemas e melhorando os resultados.

Mas as ferramentas o resolvem muito e permitem manter o foco no mais importante.

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