[La Biblia de empresa] Como criar um manual de processo que aumenta sua produtividade, ajuda você a dimensionar seu negócio e economiza tempo e dinheiro


Hoje, visite-nos no blog Laura Ruiz, de caoscero.com. Nós nos conhecemos há anos e ele trabalhou comigo, então eu posso dizer com certeza que ele declarou guerra à desorganização. Se você também quiser colocar um pouco de ordem em seu negócio para ser mais produtivo, poupar dinheiro e tempo, veja o que você nos diz nesta publicação sobre o manual do processo.

"Por que eu não gostaria de apontar como eu fiz isso?"

Os empresários digitais vivem no curto prazo mais absoluto.

Nós fazemos, fazemos e fazemos sem pensar em amanhã. O importante é sempre hoje. O "amanhã" está muito longe em nossa cabeça.

E, obviamente, é assim que vai.

Nunca chegamos a tudo e isso nos leva mais tempo para fazer qualquer tarefa, porque nos custa horrores para sistematizar. Resolvemos com base na improvisação e se amanhã é o mesmo de novo … bem, eu conseguirei.

Mas quando é sua vez, essa mesma frase sempre vem à sua cabeça: "Por que eu não gostaria de apontar como Eu fiz isso? "

E agora você tem que ver novamente como você fez essa tarefa, lembre-se da ferramenta que você usou (e, claro, a senha) e espero que não se esqueça de nada.

Em suma, uma enorme perda de tempo.

Oi.

Sou Laura Ruiz da caoscero.com, uma especialista em gerenciamento de negócios digitais e Controladora financeira.

Por outras palavras, dedico-me a ajudar empresários digitais que não conhecem [19659008] como controlar economicamente o seu negócio para gerar mais rentabilidade sem ter que trabalhar mais horas.

Nesta publicação, quero falar com você sobre um grande desconhecido para a maioria dos empreendedores, quando, curiosamente, deve ser um dos cabeçalhos de suas ferramentas.

Eu sou referindo-se ao Manual do Processo ou à Bíblia da Empresa, um documento que o ajudará a ser mais produtivo, economizando tempo e dinheiro, uma vez que a delegação é mais fácil.

Isso realmente existe?

Você já me diz no final do artigo.  ?

O que é um Manual de Processo?

Antes de entrar na definição do que é um Manual de Processo, penso que é interessante voltar um pouco mais e explicar o que é um "processo" o mesmo. E é que se você não entende isso, tudo o resto não faz sentido.

Um processo é o relacionamento ordenado de ações ou etapas que devem ser executadas para executar uma determinada tarefa.

Eu lhe dou um exemplo muito simples com algo todos os dias para você: o e-mail.

É possível que alguns minutos de vezes por dia você veja quais e-mails entraram na bandeja. Dê uma olhada, abra o que você gosta e parte.

Essa maneira de agir, por assim dizer, é o "anti-processo". Você nem sempre segue os mesmos passos, mas toda vez que você faz uma coisa.

Qual seria o caminho certo para fazê-lo?

Definindo o processo que você deve seguir. Eu continuo com o exemplo do e-mail:

  1. É revisado apenas duas vezes por dia: um meio da manhã e outro meio da tarde.
  2. Em um golpe primeiro limpe os e-mails que apenas olham para eles, sabemos que são lixo ou spam.
  3. Depois de processar o resto.
  4. Um email aberto é um e-mail que deve ser gerenciado (respondido e arquivado ou excluído).
  5. Se um email não puder ser respondido naquele momento, é melhor removê-lo de sua caixa de entrada e incorporá-lo em sua lista de To Do.

De forma muito simplificada, essas etapas seriam parte do seu processo de gerenciamento de e-mail comercial.

Você gostaria de perder tanto tempo? com seus e-mails? Então, leia meu guia sobre gerenciamento de correio.

E com isso dito, o que é o Manual do Processo?

Tenha em mente que este documento pode ser chamado de muitas maneiras diferentes:

  • Wiki, bíblia ou enciclopédia de empresas.
  • Manual Operações
  • Manual de Negócios (cuidado para não confundir com o Plano de Negócios)
  • Manual de Operação

Em inglês, é Procedimentos Operacionais Padrão (SOP).

Vamos com o

O Manual Operacional é o documento onde você coleciona a descrição escrita (isso não significa que ela também inclua imagens ou vídeos) de como todos os processos de sua empresa são executados.

Ou seja, um documento onde você acompanha como cada uma das tarefas que você faz é executada. Por exemplo:

  • Recepção de um cliente.
  • Elaborar um orçamento.
  • Realizar o retorno de um infoproduto.
  • A gestão de suas redes sociais.
  • Etc.

É por isso que Também é chamado de Bíblia ou Wiki da sua empresa. É um documento onde você coleciona tudo o que você faz e como você faz isso em sua empresa.

Por que é tão importante para o seu negócio ter um?

Muito boa pergunta.

Agora você pode ficar horrorizado ao pensar em escrever tudo o que faz na sua empresa, mas, a longo prazo, isso só lhe proporcionará benefícios.

Realizar um trabalho uma e outra vez seguindo um critério definido é muito importante para ] evite erros ou detecte e corrija se eles ocorrem.

Mas é claro, não é a única vantagem.

# 1 Definição do processo

Pense em quantas vezes você teve que fazer um tarefa incomum e você não se lembrou de como executá-lo. O mais seguro é que isso força você a procurar informações novamente na Internet ou ter que fazer testes para realizá-lo.

Eu lhe darei outro exemplo: um retorno de um curso.

A primeira vez que você fez isso, tenho certeza que você percebeu que não é tão simples como retornar o dinheiro. Além da seção de cobrança, você deve verificar questões como:

  • Remova o acesso à plataforma do curso.
  • Remova-o da lista de correspondência específica.
  • Exclua-o do grupo privado do Facebook se existir.
  • ] Envie-lhe um e-mail para descobrir por que ele retornou.
  • Etc.

Mas, como você não os apontou, a segunda vez que você teve que fazê-lo (meses depois), você nem se lembrou da metade das ações que você tinha que fazer.

Se você estabelecer a rotina de tomar nota de todas as etapas cada vez que você faz uma nova tarefa, você nunca mais perderá tempo pensando em como o processo foi feito ou re-investigando.

Pelo contrário. Cada vez que você vai defini-lo melhor e você pode otimizá-lo para torná-lo mais rápido.

# 2 Sistematização

É a evolução lógica do ponto anterior.

Se você esteve com o seu negócio por um curto período de tempo, você pode pensar que isso Está muito longe, mas não é assim.

Na verdade, eu gosto de dizer: "Se você acha que ainda não precisa criar seu Manual de Negócios, é porque você está no momento perfeito para fazê-lo".

Todos pensam no Manual Processa como uma ferramenta útil quando você apresenta alguém ao time. E é verdade. Mas não é menos do que ter todos os processos documentados você vai economizar muito tempo, porque isso obriga você a sistematizar.

Com sistematização, quero dizer, precisamente, para definir o processo. Para evitar essa improvisação em que a grande maioria dos conhecimentos digitais tendem a viver.

Definir seus processos obriga você a refletir sobre o que deseja oferecer aos seus clientes com seus serviços / produtos e padrões de qualidade que você deseja cumprir. E este trabalho profundo significará um aumento no profissionalismo em seu negócio que seus clientes notarão.

Um negócio documentado é um negócio mais estável, sério e profissional.

# 3 Mais valor agregado = melhores taxas

Acabamos de ver como a criação de um manual de processo o ajudará a aumentar a qualidade de seus serviços e produtos.

E um aumento de qualidade sempre pode se traduzir em um aumento nas taxas ou os preços.

# 4 Time Saving

Quando se trata de vender infoproducts, Franck sempre diz que seus clientes estão procurando por um sistema replicável. Ou seja, um método passo-a-passo que eles podem seguir facilmente.

É lógico.

Quem gosta de ler tutoriais, escrever e-mails para apoiar ou pesquisar como fazer algo no Google? [19659005] E esta é uma perda de tempo incrivel.

Lembre-se do exemplo que eu coloquei antes de você com a devolução de uma factura para um curso. Você deve repensar o que fez, investigar quais ferramentas você usou e rezar para que não se esqueça de nada.

Se você sabe que seus clientes devem oferecer sistemas replicáveis, por que você não faz o mesmo com o seu próprio negócio? ?

# 5 Controle (melhoria do processo pouco a pouco)

Não pense que uma Bíblia de negócios seja algo que você escreva um dia e acabe levando o pó em uma pasta esquecida em seu computador. [19659005] Pelo contrário, é um documento vivo e no qual você estará trabalhando continuamente.

Um dos momentos mais importantes de um Manual de Processo é quando você coloca isso na prova. Quando você realmente o executa seguindo tudo o que você escreveu.

E isso é crucial porque você coloca seus próprios métodos à prova.

Este teste irá ajudá-lo a otimizar a maneira como você faz uma tarefa, detectar erros processuais e economizar tempo e dinheiro.

# 6 Evite erros

Tanto você quanto as pessoas que trabalham com você.

É o que eu disse antes sobre a criação de um sistema replicável. Ter um guia escrito sobre como fazer uma tarefa reduz muito a possibilidade de cometer erros.

Mesmo que você tenha uma memória prodigiosa, você pode se confundir na ordem em que você deve executar as etapas ou comer os detalhes do processo. Erros absurdos que você pode evitar.

E para isso adicione a imensa tranquilidade que lhe dará o conhecimento de que você está gerenciando tudo corretamente. Você nunca teve ansiedade por não saber se você esqueceu algo ou se você está focando bem seu trabalho?

Com o Manual de Operação que será aliviado.

# 7 Facilita o trabalho entre a equipe ou os colaboradores [19659125] "Mas o gerente do serviço ao cliente não conseguiu fazê-lo e não eu?"

Se você ainda não tem um computador, isso ficará longe, mas pense que, mais cedo ou mais tarde, você terá que começar a delegar. E uma questão muito importante quando se trata de fazê-lo é delinear claramente o que as tarefas de cada um são.

Claro, com as tarefas núcleo de cada área, não haverá dúvidas. No entanto, em outras ocasiões, a distinção não será tão clara.

Além de como e em que ordem um processo deve ser executado, em o manual da empresa sempre deve aparecer quem é responsável por cada tarefa .

Portanto, existem zero opções de confusão.

# 8 Delegar / escalar

Se você nem sabe como as tarefas são feitas em sua empresa, como você vai pedir a outra pessoa para fazê-las? Faça isso por você e vá bem?

Não ter um manual de operações o impede de crescer e escalar de forma sustentável.

A única maneira de fazer isso é delegando, subcontratando ou formando uma equipe fixa. Claro, delegar é sempre assustador porque nos assusta perder nosso estilo e qualidade.

Como evitar isso?

Evidente.

Ajudando a pessoa com instruções muito claras e precisas.

Em Lifestyle to the Square você tem um excelente exemplo disso. Em meados do ano passado, Franck mudou a estrutura do negócio e passou a ter uma equipe em tempo integral.

Imagine o que seria como para a nova equipe chegar e não ter nenhuma referência de tudo o que tinha que ser feito . Além disso, em um negócio do tamanho de Lifestyle to Square.

Portanto, para facilitar a transição, todo o time antigo se voltou para desenvolver essa Bíblia corporativa que detalhou as tarefas que tiveram que ser executadas.

# 9 Consistência em sua marca

E, finalmente, um ponto muito importante que tem uma lógica esmagadora.

Pense em qualquer franquia que você conheça. Seja em Espanha, Londres ou Taiwan, o produto / serviço deve ser exatamente o mesmo (exceto por diferenças óbvias, como um sistema de dimensionamento diferente).

Uma marca não pode permitir que seus padrões de qualidade variem ou os produtos Não seja exatamente o mesmo.

Portanto, o Manual Operacional é tão importante que os processos são os mesmos em qualquer lugar do mundo e, portanto, protegem o estilo da própria marca.

Como criar seu Manual de Processo

] Se você é um proprietário único ou você tem uma empresa maior, você precisa criar seu Manual de Operação. Eu acho que isso foi muito mais claro.

Então, precisamos ver como fazê-lo e que tipo de dados devemos colocar.

Vamos para a bagunça.

# 1 Informações para incluir

Ao longo do post, falamos sobre a descrição do processo, mas a realidade é que, no manual, devemos adicionar muito mais informações.

  • Contribuintes: especificam todas as pessoas que trabalham com você e o relacionamento de tarefas que realizam.
  • Informações de contato: como você vai parabenizar o aniversário da sua equipe se você não sabe quando é?  ?
  • Documentação dos processos: agora vamos ver em profundidade este ponto.
  • Processos em situações de emergência: o que acontece se a web cair no meio da noite ? É necessário notificar a pessoa responsável pela parte técnica, mesmo que seja tarde demais? A pessoa que detectou isso entre em contato com o host? As situações de crise não podem ser preditas, mas devemos aprender com elas para saber como agir se houver outra situação semelhante.

Tenha em mente também que toda empresa é um mundo. Com o passar do tempo, você descobrirá outros detalhes que você precisará incorporar na sua empresa Wiki

# 2 Plataforma para o manual

Um ponto muito importante do manual do processo é onde você está e como você terá acesso para ele todos os componentes da equipe. Cuidado com a tendência de armazenar os processos em diferentes partes.

Um dia você escreveu uma nota no Evernote, outra você deixa uma lista de verificação em Trello, um Word em uma pasta no computador, várias coisas na sua cabeça …

Todas as tarefas, recursos e processos importantes do seu negócio devem estar no mesmo site e estar acessível. Pense que isso também facilitará a manutenção e atualização do próprio manual, como a otimização das tarefas que o compõem.

Qual ferramenta você recomenda usar?

Notion.

E este software é Tem várias vantagens que me parecem fundamentais:

  • Tem uma versão gratuita, embora o preço do pagamento não seja muito alto (US $ 8 por usuário por mês).
  • Acesso de quase qualquer dispositivo (funciona com o Windows, Mac e IOS, com o Android ainda não.)
  • Carregar documentos em vários formatos (PDF, vídeo, imagens, emojis, Google Maps …).
  • Diferentes níveis de permissões ao acessar (mais segurança).
  • Trabalhe offline e depois sincronize para atualizar.
  • System arraste e solte (arraste e solte) o estilo Trello para escrever seus processos de uma forma super ágil e simples.

Não caia na tentação de procrastinar e atrasar a criação do manual com a desculpa de que você está procurando a melhor ferramenta. Para começar, qualquer plataforma vale a pena, quando você já criou uma primeira versão, você se preocupa em procurar uma ferramenta.  ?

# 3 Divida e conquiste

Um erro muito comum ao escrever um processo não é subdividê-lo em diferentes processos para cada parte. Se você fizer isso tudo de uma vez, quando quiser dar uma conta, você entrou em criar um monstro muito difícil de consultar.

Eu lhe darei outro exemplo simples. Pense sobre como você explicaria o sistema que você usa para escrever uma postagem. Dentro daquilo que é essa tarefa, existem outros menores como:

  • Escolha a palavra-chave.
  • Como colocar o título.
  • Como criar o esquema.
  • Que estilo ou tom usar.
  • Como criar a imagem em destaque
  • Etc.

Se você escrever um processo para cada uma dessas etapas, em vez de escrever um único capítulo infumável; não só você estará tornando a informação mais gerenciável, mas você também encontrará muito mais fácil de escrever.

Na verdade, minha recomendação é que os processos mais amplos de sua empresa, você os decompõe no máximo de tarefas . Assim, esse processo mais amplo permanecerá como um índice onde você terá vinculado o resto das receitas.

Isso torna possível entender o processo global mais rapidamente, enquanto ainda possui toda a informação com um único clique ] (é importante que tudo esteja lá e você não precisa usar o mecanismo de busca)

Para isso, além disso, Notion é ótimo.

Possui a vantagem de incorporar a prévia do que você está vinculando ( uma folha de cálculo ou documento do Google, uma página da qual você copiou o url, um vídeo …), o qual permite que você dê uma olhada sem precisar deixar a ferramenta.

# 4 Como escrever um processo do seu Manual Operativo

E agora, prepare-se para começar a escrever.  ?

A. Começa com uma lista de verificação

A primeira coisa é que lista todas as tarefas que precisam ser feitas. Não deixe nada, não importa quão pequeno eles sejam, coloque tudo.

Se você está indo no horário (o que será), pelo menos você terá uma visão geral de todas as ações envolvidas em uma tarefa. Você vai perder "o como", mas você evitará esquecer e você terá uma ordem de realização.

B. Desenvolva cada ponto

Agora que você possui essa lista de verificação, toque enter para explicar cada ponto. Deixo-lhe uma série de dicas que é importante levar em consideração.

  • Quem vai lê-lo: imagine que uma pessoa que não tem idéia do que o seu trabalho terá que desenvolver nesse trabalho. Seja minucioso e explique tudo em detalhes.
  • Grau de profundidade: Quando dominamos uma tarefa, podemos cair no erro de assumir que a pessoa tem certo conhecimento. Nunca faça isso e comece do zero.
  • Terminologia: Se o seu negócio é digital, é difícil, pois existem muitos anglicismos que usamos. Tanto quanto possível, evite-os.
  • Copywriting: simples e com frases curtas.
  • Específico: não digress. Chegue ao ponto.
  • Idioma: tenha em mente que aqui você pode usar um tom mais coloquial. É um documento interno do seu negócio, ele escreve naturalmente. O importante é que a outra pessoa entenda isso.
  • Torná-lo scannable: uma boa estrutura da informação ajudará a pessoa a segui-la como se fosse uma lista de verificação .
  • Vídeos / imagens: Se com um vídeo será mais fácil explicar uma ferramenta, faça isso.

No início, você pode ter problemas para fazê-lo, porque você terá que organizar suas idéias e você incorporará coisas que ocorrerão a você enquanto você acompanha. Mas eu asseguro que escrever um processo é muito mais simples do que você pensa, quando você tira o susto inicial de criar suas próprias receitas, você irá muito mais rápido.

C. Fluxograma ou mapa mental

Um fluxograma não é senão a representação gráfica de um processo. Por que isso é útil?

Além disso, torna mais fácil entender o processo, isso ajuda muito quando existem variáveis ​​no sistema.

Explico-lhe um outro exemplo ilustrativo sobre o processo de gerenciamento que mencionamos anteriormente.

 mapa operacional

Por exemplo, neste caso, a variável está dentro, se pudermos responder a um e-mail antes de 3 minutos. Graças ao mapa mental, você pode ver de forma simples como o processo evolui em ambas as situações.

Em processos complexos e com múltiplas variáveis, o mapa mental ajudará a pessoa a não se perder e sempre sabe qual é o seguinte passo.

D. Reunião com a equipe / colaboradores

Se você tem uma equipe ou trabalha com diferentes colaboradores, idealmente você deve otimizar com eles o manual para que eles possam dar comentários e detectar possíveis erros.

Quero dizer que você analise o manual em geral com todos (seria loucura). Trata-se de rever cada um com os processos que se enquadram na sua especialidade.

Será também um momento excelente para ver como ele pode ser melhorado ou realizado de forma mais eficiente.

E. Prova do processo

Agora, o ideal é que alguém fora desta tarefa o execute seguindo a receita que você criou no seu processo.

Se você achar difícil encomendar esse teste a outra pessoa, tente torná-lo em branco com a mente, como se você nunca tivesse feito o mesmo procedimento.

A chave é que você detecta possíveis buracos negros ou questões que não são inteiramente claras. Sempre tente pensar em alguém que não tenha a mais remota idéia do seu negócio.

Você poderia fazer isso?

F. Otimize, otimize e re-otimize

Tanto com o teste que você executa quanto mais tarde, é sempre importante que você tenha em mente como otimizar todas as suas tarefas.

Isso pode ser feito de várias maneiras:

  • Melhoria de os pontos fracos: o manual do processo irá marcar você quais são as tarefas que mais lhe custam ou que você tem menos definido. Ele detecta o que é o motivo e funciona para melhorá-lo.
  • Elimina etapas desnecessárias: No início, é costume criar muitas ações em um processo. Ao longo do tempo, você verá que algumas tarefas não contribuem muito e podem ser eliminadas, reduzidas ou automatizadas.
  • Delegue e automatize: de acordo com o acima, à medida que você aperfeiçoa seus processos, você aprenderá a distinguir quais tarefas são delegáveis ​​(você não é essencial, mas você precisa de uma pessoa) e que são automáticos (você não perderá qualidade no serviço, mesmo se você fizer um bot).

Como você pode ver, a idéia de que o Manual Operacional é um processo Viver o seu negócio está cumprido. Você sempre estará otimizando ou incorporando novas tarefas na bíblia de sua empresa.

Dica extra

Sempre abra seu Manual de Processo no navegador para anotar qualquer nova atividade ou processo que tenha surgiu (registre um novo produto, configure um plugin, conecte uma ferramenta de pagamento …).

Todos os dias fazemos mil coisas que não lembramos de escrever.

Desta forma, você sempre terá seu manual atualizado e não haverá tarefas para preencher esse "amanhã" que nunca vem.  ?

Qual é o primeiro processo que você deve criar em seu manual?

Indubitavelmente, aquele que afeta as finanças do seu negócio.

É divertido, mas há muitas vezes que encontro knowmadas digital que não sabem como interpretar seus dados financeiros e que eles não sabem quais produtos / serviços são os mais rentáveis.

Por isso, acho fundamental que o primeiro processo que você pensa seja este A lista de verificação poderia ser algo assim:

  1. Data e hora de uma reunião mensal (com você mesmo) para analisar as receitas e despesas do negócio. Eu aconselho você a definir sempre o mesmo dia para estabelecer uma rotina.
  2. Recolher suas despesas pessoais.
  3. Recolher a renda do seu negócio.
  4. Recolher as despesas do seu negócio no mesmo período.
  5. Análise da quantidade de seu salário em relação às suas necessidades pessoais atuais e às da sua empresa.

Como você vê, no 5º ponto eu falo sobre verificar se o que você cobra ainda é consistente com suas despesas pessoais. Mas a realidade é que provavelmente você não está ciente de que você deve atribuir um salário e que não deve pagar suas despesas pessoais da conta bancária de sua empresa.

Eu estou errado?  ?

Não se preocupe, é um erro muito comum.

Eu lhe digo quais são as 2 etapas que você deve fazer em seguida.

  1. Vá para o banco e crie outra conta para ter um exclusivo para você e um para o negócio.
  2. Atribua um salário e agende uma transferência mensal de sua conta comercial para a equipe.

Mas, claro, aqui está a questão do milhão de dólares: como você sabe o quanto seu salário deve ser?

Muito fácil.

>>> Você só precisa baixar a calculadora especial para o financiamento básico para empresários que criei.

Você insere os dados, siga as diretrizes que incluo … e é isso. Ela irá marcar o que seu salário deve ser e quanto você deve reservar para o fundo de emergência (eu sempre recomendo que você salve uma porcentagem do que você ganhou por acessos todos os meses).

Tendo já claro o que é o seu salário, você só precisa seguir o processo que descrevi antes e revisar os dados todos os meses.

Parabéns!

Você acabou de passar com sucesso sua primeira lição de finanças como empreendedor.  ?

Alguma dúvida sobre como criar a Bíblia da sua empresa?

Com esta publicação, queria dar-lhe um guia sobre como criar seu Manual de Processo e por que você não deveria deixar outro dia passar sem fazê-lo

Eu sei que é uma tarefa titânica e que você fica preguiçoso apenas pensando nisso, mas, como você viu, este wiki se tornará seu melhor parceiro quando se trata de ser produtivo e evitar erros.

Não demora mais!

Você tem dúvidas sobre como começar? Algo que não foi claro para você a partir da postagem?

Bem, ataque os comentários, você me tem aqui para resolver qualquer pergunta que você tenha.

Fotografia: Automação de fluxos de trabalho e processos de negócios com um empresário em segundo plano tocando em um botão (Shutterstock).

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