Contabilidade Zen: como gerenciar o ônus administrativo de um negócio on-line baseado em infoproductos


Este artigo de Javier Santos foi originalmente publicado na revista mensal de La Transformateca: Objective Knowmada. Se você quiser ler outro conteúdo exclusivo, inscreva-se gratuitamente aqui.

Contabilidade, papelada, burocracia, administração … Certamente estas quatro são algumas das palavras que mais pânico tem um empresário.

Tratar os aspectos legais e fiscais de uma empresa não é fácil, e muito menos para um infoproductor freelancer. Mas não entre em pânico, mantenha seu karma e enfrente esses desafios sem morrer na tentativa possível.

Ao longo deste artigo, vou tentar explicar de forma simples como você deve cumprir suas obrigações mantendo a serenidade do espírito e como projetar um plano de ação para fazer tanto em seus começos, como quando sua empresa cresce e cresce.

Preparado?

Vamos ao importante!

Quais são suas obrigações tributárias e como minimizar seu impacto?

A primeira coisa é saber onde você muda, conhecer as obrigações obrigações legais e fiscais que você deve cumprir e suas implicações.

O ônus administrativo de um negócio on-line com base em infoproductos não difere praticamente do de qualquer outra empresa.

As obrigações são, em larga medida, as mesmas: registro, cobrança, manutenção de contas e pagamento dos impostos correspondentes. O último é complicado, no entanto, quando você vende para diferentes países da União Europeia.

# 1 Registre-se como independente ou empresa.

Na Espanha, vender qualquer produto ou serviço deve estar registrado em Tesouraria e Segurança Social.

Não importa quanto dinheiro o seu projeto gere quantas vendas você obtém ou se você oferece seu próprio produto ou terceiro (afiliação). Em qualquer dos casos, você precisa estar cadastrado, sem exceções. Caso contrário, você arrisca grandes penalidades.

Mais tarde, falaremos sobre a possibilidade de criar uma Companhia Limitada, mas o mais comum é começar a ser autônomo, já que os procedimentos são mais rápidos e simples e você também pode se beneficiar da taxa fixa de 50 euros por um ano e de taxas reduzidas de independentes durante outro ano.

A boa notícia é que o registro como freelancer pela internet é muito fácil e gratuito, como você pode ver no plano de ação.

# 2 Crie faturas para suas vendas.

Todas as transações que você realiza em sua empresa deve ser registrado e a maneira de fazê-lo é criar uma fatura para cada venda. Não há exceções aqui também.

As informações essenciais que devem aparecer nessa fatura válida são:

  • Local e data de emissão.
  • A numeração correlativa ( você não pode ter dois com o mesmo número ou pular qualquer)
  • Os dados fiscais: nome, sobrenomes, DNI e endereço fiscal. Se, ao invés de ser empregado por conta própria, você é uma empresa, em vez disso, você incluirá seu nome corporativo, o CIF e o domicílio fiscal.
  • Os dados do comprador. Eles devem ser dados completos se o comprador for uma empresa ou outra autônoma.
  • A descrição da operação: o que foi comprado e por que, além dos impostos que são aplicados.

O processo de cobrança é muito simples, especialmente se você trabalha com alguma ferramenta de faturamento on-line (usamos o Quaderno) que permite que você mantenha um banco de dados de seus clientes e seu catálogo de serviços e produtos mais habitual

# 3 Manter uma contabilidade

Se você se tornar autônomo, você deve manter atualizado um livro de receitas e despesas para registrar todas as suas vendas, compras e consumo de serviços, desde que estejam diretamente relacionados à atividade.

Além disso, é essencial que mantenha todas as faturas (emitidas e recebidas) como prova, uma vez que o Tesouro poderia fazer uma inspeção e solicitá-las a qualquer momento.

Se você tiver poucas faturas você pode trabalhar com um modelo de livro de receitas e despesas na folha de cálculo mas assim que seu canal de vendas de infoproductos cresce o melhor para o seu carma terá um programa de cobrança on-line que gera facturas automaticamente, especialmente se você vender para outros países da União Européia.

e se você começar a pular para um S.L. a contabilidade é complicada pois é necessário também refletir os movimentos do banco e suas contas em Paypal ou Stripe e seguir as indicações do Plano Geral de Contabilidade e do Código Comercial.

Se você não fez isso antes, é definitivamente a hora de contratar um consultor.

# 4 Envie seus impostos.

Trimestral em abril, julho, outubro e janeiro, os trabalhadores por conta própria e As PME têm a obrigação de pagar impostos à Agência Tributária.

Os impostos a pagar em cada caso dependem das características da atividade que você comunicou ao Tesouro ao se inscrever. É por isso que é muito importante ter uma boa orientação nesse passo.

No caso de um infoproductor, as declarações trimestrais mais comuns são modelo 303 para declaração de IVA e modelo 130 para auto-avaliação de IRPF.

Você também deve arquivar modelo 111 para retenções trimestrais no caso de contratação de freelancers ou profissionais que praticam retenções em suas faturas) e modelo 115 se Você pagará o aluguel por escritório ou local.

Além disso, em janeiro, você terá que enviar o modelo modelo 390 IVA informativo, modelo 347 de transações com terceiros, o [19659030] modelo 349 se você tiver operações intracomunitárias e, em maio, a declaração de resultados.

Você tira suores? Normal, mas não se surpreenda. Com um bom conselheiro, você entenderá rapidamente o que cada imposto está acontecendo, como organizar e sua vida como empreendedor será muito melhor.

# 5 IVA para serviços eletrônicos para outros países da UE

Se você é um infoproductor e vende para fora de Espanha, As coisas ficam complicadas e a necessidade de recorrer a um mestre Zen cresce porque, em 2015, os burocratas de Bruxelas, na sua louvável tentativa de pôr fim às práticas fiscais das grandes multinacionais da Internet, não pensaram nos pequenos e ao aplicar a mesma regra para Todos tornaram a vida difícil para os infoproductores que vendem para clientes de diferentes países da UE.

Naquele ano entrou em vigor o VAT MOSS Regulation uma janela IVA europeu único para as empresas que oferecem serviços eletrônicos ou produtos digitais que vão de hospedagem a software ou downloads de conteúdo, mercados e atenção! para ebooks, publicações e cursos on-line que dificilmente precisam de intervenção humana.

Esta lei exige que a taxa de IVA do país do comprador seja aplicada a cada fatura, pelo que é necessário detectar o país de origem de nossos clientes e aplicar a porcentagem de IVA em vigor ou em seu país.

Esta é a principal peculiaridade do fardo administrativo que os infoproductores compararam a outros negócios.

Uma grande complicação que exige ter ferramentas adequadas à medida que eu explico no plano de ação.

# 6 Proteção de dados

Sua paz mental não pode ser completa se você não se proteger nesta área que o obriga a salve alguns protocolos e medidas de segurança no tratamento de bancos de dados que você criou com seus usuários e clientes.

Mais um encargo administrativo, não muito complicado, mas que você não pode negligenciar devido às multas importantes que podem resultar da não conformidade.

E mais com as exigências mais elevadas que entraram em vigor em maio de 2018, também cortesia de Bruxelas.

Plano de ação para gerenciar a contabilidade livre de estresse de sua empresa

Se o que você leu Agora, ele o aborreceu, não se preocupe, respire fundo e considere-se parabéns porque, felizmente, os trabalhadores independentes e as PMEs atualmente têm soluções online muito boas para cumprir suas obrigações de forma ágil e eficiente.

Para evitar esse estresse , siga estas dicas.

# 1 Alto online através de um PAE

Hoje, a maneira mais confortável e rápida de se registrar como freelancer é para processar o registro on-line com o suporte de um Ponto de Atenção ao Empreendedor (Punto PAE), que permite que você se registre quase de um dia para o outro sem sair de casa.

Os pontos PAE são agências de serviço público para empresários e consultorias on-line que possuem essa homologação do Ministério da Indústria que lhes permite processar registros on-line de trabalhadores independentes e empresas.

E eles são gratuitos e eles irão aconselhá-lo sobre os impostos que a atividade deseja realizar.

# 2 Escolha uma boa solução tecnológica

Se você vender apenas na Espanha existem inúmeras soluções de software de cobrança na nuvem você pode se ajudar Mas se você vender a toda a UE e você deve aplicar o Moss IVA …

você precisa encontrar uma ferramenta que lhe permita não apenas gerir os pagamentos e criar as faturas, mas também para detectar o país do comprador a taxa de IVA correta.

É essencial que, antes da compra, você solicite o endereço desse consumidor. Algumas soluções de TI permitirão rastrear seu IP ou o país de emissão do seu cartão bancário para obter mais garantias.

Uma boa solução tecnológica para esses casos é a integração do Thrive Cart como carrinho de compras e do aplicativo Quaderno como ferramenta de cobrança.

# 3 Personalize seu infoproduto

Para evitar o aplicativo MOSS de IVA e simplificar o gerenciamento administrativo, alguns infoproductores introduzem um componente personalizado através de webinars ou tutoriais personalizados que impedem que seus programas de treinamento sejam considerados cursos 100% digitais.

Se você escolher esta rota não ficar aquém porque, em caso de inspeção, a qualificação do produto será a critério do Tesouro.

# 4 Procurando ajuda

Quanto mais cedo, você assume que não pode ser empresário digital. "Orquestra", muito melhor.

Em contraste com o modelo freelance, em que apenas algumas faturas são emitidas a cada mês, pode haver um grande número de transações com infoproducts, o que complica a contabilidade e o cálculo de impostos. [19659016] Quanto maior o número de transações, maior a incidência e os retornos que exigirão atenção manual.

Assim que você puder buscar a ajuda de um assistente virtual que lida com o faturamento, retornos e atendimento ao cliente e aconselhamento on-line que trata de contabilidade e impostos, incluindo o LOPD, para que tudo esteja sempre em ordem.

# 5 Limpe as condições de retorno

Não só porque os seus clientes agradecerão, mas também porque eles também exigem de você Lei da Sociedade da Informação e da Lei do Comércio.

No nível administrativo, se você explicar suas condições de compra bem na política de privacidade e aviso legal, você vai se salvar muitas tarefas desagradáveis.

Essa informação será uma defesa imediata no caso de qualquer tipo de abuso por parte dos clientes.

# 6 Repensar a sua forma legal quando crescer

Na Espanha, se você receber 45 mil euros de atividade por ano ou mais, geralmente é conveniente escolher criar uma empresa de responsabilidade limitada, em vez de continuar como um trabalhador independente (a menos que você ainda esteja gostando da taxa fixa).

O mais aconselhável é ter um trabalho de planejamento tributário de um consultor que permite que você identifique o momento certo para dar o salto.

Mas tenha cuidado, contrariamente ao que se costuma acreditar, o SL é apenas mais rentável na área fiscal se você reinvestir os lucros em sua empresa . Caso contrário, o percentual de imposto que é tributado acaba por ser semelhante ao do trabalhador independente.

# 7 Investir em você (e sua empresa)

Se houver uma perspectiva de crescimento em seu negócio, se o seu canal online funcionar , não pense duas vezes e investe a construção de uma equipe, melhorando a tecnologia que você usa, treinando e tarefas de terceirização que anteriormente só caiu para você.

Isso não só o ajudará a crescer mais rápido, mas, como explicado anteriormente, irá beneficiar você fiscalmente se você tiver um SL

# 8 Encontre a melhor maneira de formar uma equipe

Caso você decida investir em pessoal, você deve saber que a legislação O espanhol oferece uma considerável variedade de contratos de trabalho que se encaixam nas situações de todos os tipos de empresas.

Muitos empresários quando começam a contratar fazem isso a tempo parcial ou com um eventual contrato para lidar com picos de trabalho.

As questões trabalhistas são delicadas e, nesta área, sim ou sim, você deve ter o apoio de um consultor trabalhista que lida com contratos, inscrições, folhas de pagamento e contribuições da Segurança Social.

Outra maneira é trabalhar com um freelancer, mas de forma estável, assinando um contrato de colaboração entre as duas partes para ter garantias para que você não fique deitado.

# 9 Não tenha medo

Para concluir, lembre-se de que você só poderá alcançar o Zen se você se livrar dos medos . E para obter a receita é conhecimento, organização, boas ferramentas e ajuda de profissionais.

* Para ler outros artigos detalhados sobre negócios on-line, baixe aqui a revista mensal de La Transformateca.

Fotografia: ilustração vetorial de um personagem de desenho animado monocromático: homem de negócios calmo fazendo yoga enquanto a documentação do caos o rodeia (Shutterstock)

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