Calendamente: Como agendar compromissos e reuniões com clientes on-line?

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Você conhece aquele momento em que vai encontrar um cliente e não consegue encontrar uma programação que seja adequada para os dois?

“Nos encontramos na segunda-feira à tarde.”

“Eu simplesmente não posso, melhor terça-feira.”

“Buf, na terça vou ao topo. Melhor na quarta-feira na hora do almoço.

E assim por diante até o infinito e além.

Deseja gerenciar seus compromissos com os clientes automaticamente? Você está com sorte! Calendamente é o aplicativo da web que você estava procurando.

É um programa muito simples que poupa muito tempo e energia.

Neste tutorial, veremos como agendar compromissos on-line com o Calendly.

O que é calendamente?

Calendly é uma plataforma que permite agendar e gerenciar compromissos on-line em apenas alguns cliques.

Dentro da plataforma, você pode criar seus próprios eventos. Cada um deles com suas respectivas agendas disponíveis, dependendo de suas próprias agendas.

Além disso, não importa o país em que você está ou em que pessoa é a pessoa com quem você deve realizar a reunião; Calendamente modifica os agendamentos com base na localização de cada pessoa.

É tão simples quanto criar um evento, configurá-lo, compartilhar o URL do evento e permitir que os compromissos sejam agendados e gerenciados automaticamente.

Você poderá integrar o Calendly a muitos outros programas de calendário, como Google Calendar, Outlook, Office 365 ou mesmo iCloud Calendar.

Obviamente, você também pode integrar e automatizar tarefas com outras plataformas, como Salesforce, GoToMeeting, Zapier e muito mais …

É assim que Calendly se parece.

Calendamente

Por que agendar compromissos on-line com o Calendly?

Porque é a única maneira de otimizar e automatizar o processo de reserva e gerenciamento de compromissos e reuniões. Não há mais.

Normalmente, sempre temos que procurar um dia que corra bem para todos fazerem a sessão. Um dia você se sai bem, mas a outra pessoa não. No dia seguinte, seu contato está indo bem, mas você não …

E assim os dias passam e, como consequência, a reunião é adiada. E, curiosamente, em alguns casos, a reunião acaba sendo cancelada.

Algumas reuniões podem esperar, mas outras não.

Daqueles que podem esperar, alguns são importantes e o resto não.

Aqueles que não são importantes são melhores para eliminar, pois não são relevantes para você e / ou sua empresa.

Ao categorizar essas reuniões com base em sua importância e urgência, a Matriz Eisenhower o ajudará.

Mas existem outros compromissos vitais: chamadas de vendas.

E estes NÃO podem ser procrastinados por um minuto. O futuro do seu negócio depende deles.

Poderíamos dizer que chegamos ao ponto de virada.

Imagine poder compartilhar o URL da sua agenda com clientes em potencial e que eles próprios possam escolher a hora que melhor funciona para eles e, automaticamente, essas reuniões aparecerão diretamente na sua agenda … não seria ótimo? É sim.

Com essa ferramenta, esqueça sempre de procurar seus clientes em potencial em busca da melhor programação para todos. Aqui o cliente em potencial se adapta à sua agenda, e não o contrário.

Você governa, você controla.

O que se traduz em melhor gerenciamento de tempo e, consequentemente, em ser mais produtivo.

Porque Como você acaba tendo mais tempo, pode dedicar-se a tarefas muito mais importantes do que procurar uma maneira de equilibrar sua agenda com a de seu cliente em potencial.

Dito isso, se você estiver interessado em saber como agendar compromissos de clientes e como gerenciar compromissos on-line, veremos as etapas que você deve seguir.

Crie sua conta do Calendly

Primeiro de tudo, você terá que entrar Calendamente para criar sua conta.

Você verá que existem diferentes tipos de contas: uma gratuita e duas pagas.

Com a conta gratuita, você deve ter mais do que suficiente.

Se você estiver procurando opções um pouco mais avançadas (crie vários calendários diferentes, personalize o URL, personalize mensagens e notificações, envie um link específico após reservar o compromisso …), terá que optar pelas versões pagas.

Os preços são acessíveis. Estamos falando de 10 a 15 euros por mês.

Por enquanto, vamos criar uma conta do zero, com o plano gratuito.

Para fazer isso, você deve clicar no botão azul “Inscrever-se”, localizado na seção superior direita.

Calendamente

Depois de aberto, basta seguir as etapas solicitadas, como faria em qualquer outra plataforma ao criar uma conta.

Depois de preencher os campos obrigatórios, aparecerá uma janela na qual você deverá escrever o URL do seu calendário.

Calendamente

Segundo, você terá a opção de vincular o Calendly à plataforma de calendário que você usa (por exemplo, o Google Agenda). Basicamente, o que você fará aqui é conectar seu calendário ao Calendly.

Em outras palavras, configure o Calendly para que os compromissos sejam sincronizados com o seu calendário e não haja conflito entre eles.

Calendamente

Depois de o ter, clique em “Continuar”.

Terceiro, você pode configurar seu horário de trabalho. Você pode selecionar as horas e os dias em que estará disponível.

Cuidado! Como você não está criando seu calendário com os horários disponíveis, basta informar a plataforma sobre o horário de trabalho.

Calendamente

E, finalmente, você terá que selecionar o setor ao qual se dedica entre diferentes modalidades. (Freelancer, Educação, Consultor, Vendas, Reuniões …)

Não vou compartilhar uma imagem disso porque não é um ponto importante. Basta selecionar a opção mais adequada ao seu caso e clicar em continuar. E assim que fizer isso, você terá sua conta do Calendly criada.

Calendamente

Defina as principais configurações

Como em qualquer plataforma, ao criar uma nova conta, você precisará fazer algumas alterações nas principais configurações do programa.

Para fazer isso, clique em “Conta”, na seção superior direita, e abra a seção “Configurações da conta”. Aqui você verá que pode modificar as informações do usuário (foto e nome, mensagem de boas-vindas, idioma …), adicionar uma imagem de marca e modificar o link no seu calendário.

Nesse caso, adicionaremos uma foto legal de você e uma mensagem de boas-vindas (que é a mensagem que as pessoas que vão marcar uma reunião com você verão). Em seguida, selecionaremos nosso idioma. Por fim, adicionaremos seu logotipo na seção “Marca”.

Calendamente

E depois de modificá-lo ao seu gosto, salve as alterações e retorne à seção principal.

Crie e configure seu primeiro evento

Para criar e configurar seu primeiro evento, clique no botão “+ Novo tipo de evento” e selecione o tipo de evento: Privado ou Grupo.

Depois de o ter, pode começar a configurar as primeiras opções do seu evento.

Calendamente

Adicione o nome do evento, o local (sala de zoom, Skype ou similar), algumas breves instruções sobre como o compromisso funcionará, quanto tempo durará … De qualquer forma, algumas informações para a pessoa que reserva a reunião.

Em seguida, adicione o nome do evento que aparecerá como o URL e a cor do evento.

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Por fim, clique no botão azul “Avançar”. Nesta janela, você já pode modificar os detalhes das datas e horas do seu calendário.

Calendamente

Vamos começar selecionando o duração do evento. Em seguida, na próxima seção “Período”, clique em “Editar”. Aqui você pode modificar o período de tempo em que os agendamentos podem ser reservados entre:

  • Durante um período de dias consecutivos. Exemplo: visualização de 5 dias.
  • Durante um período. Exemplo: do dia X ao dia X.
  • Indefinidamente.

A seção de fuso horário, Eu recomendo que você o deixe como está, pois assim você permitirá que outras pessoas vejam as horas disponíveis em sua própria agenda (no caso de elas estarem em um país com um fuso horário diferente do seu).

Vamos em frente seção de disponibilidade modificando os agendamentos primeiro e depois as configurações avançadas.

Para modificar os horários, clique em qualquer dia. Você verá esta janela aberta. Esta etapa é muito importante, pois é onde você define os horários disponíveis para realizar as reuniões.

Vamos dar como exemplo que queremos realizar as reuniões das 10:00 às 11:00, das 13:00 às 14:00 e das 16:00 às 17:00.

Calendamente

Você pode selecionar se deseja aplicar esse agendamento apenas no dia em que está modificando, toda terça-feira (no caso deste exemplo) ou pode aplicá-lo a vários dias, selecionando datas específicas ou dias da semana.

Calendamente

Basta selecionar os dias desejados e clicar em Aplicar.

Caso um dia você não esteja disponível ou simplesmente não queira realizar uma reunião, clique no botão “Não estou disponível” e todas as horas serão excluídas automaticamente. Nenhum horário disponível será exibido nesse dia.

Você verá que, ao aplicar essas alterações, os horários disponíveis aparecerão dentro dos dias do calendário, conforme mostrado na imagem a seguir.

Calendamente

Perfeito, agora vamos às configurações avançadas. Aqui encontramos várias seções:

  • Intervalos de disponibilidade: Aqui você terá que selecionar os intervalos de tempo disponíveis para seus convidados. Ou seja, sempre que você estiver disponível, levando em consideração os cronogramas estabelecidos.
  • Máximo de eventos por dia: O número máximo de reuniões que você deseja realizar naquele dia.
  • Adiantamento mínimo para programação: Horas necessárias para evitar eventos de última hora. Ou seja, para que as pessoas não marquem uma consulta com você no último minuto, assim de repente.
  • Horários de reserva de eventos: Aqui você pode selecionar o horário que deseja de graça antes e depois de uma reunião. Por exemplo, se você tiver duas reuniões consecutivas, verifique se, antes da segunda reunião, você tem 5 minutos grátis no seu calendário.

Calendamente

Como sempre, quando terminar de configurar esta seção, clique no botão azul “Avançar”. Depois disso, o evento será acionado e será marcado como um evento disponível.

Mas isso não termina aqui. Há outra seção de opções adicionais que você também pode modificar:

  • Perguntas para convidados: Você pode modificar as informações necessárias de seus convidados, como nome, email e outras informações que você pode adicionar.
  • Notificações e política de cancelamento: Aqui você pode ativar e modificar as notificações enviadas ao seu convidado, bem como os diferentes e-mails que serão enviados a ele.
  • Página de confirmação: Aqui você pode adicionar uma página de confirmação externa, embora essa opção possa ser usada apenas com uma das versões pagas. Por padrão, a página de confirmação é igual a Calendly.
  • Pagamentos recebidos: Se você vai oferecer sessões pagas, aqui você pode vincular seu evento a um gateway pago. Mas, novamente, é uma opção disponível apenas para planos de pagamento.

Calendamente

E antes de terminar, quero compartilhar um pequeno detalhe que ignoramos. Aparentemente, ele é muito tímido.

Veja a seção superior esquerda da imagem acima. Você vê onde isso coloca o idioma dos convidados?

Por padrão, ele nos marca em inglês; portanto, se você quiser alterá-lo, neste caso para espanhol, clique no idioma, selecione espanhol e aceite a atualização que deve ser feita.

Ótimo! Você já tem seu calendário pronto para começar a receber compromissos de seus clientes em potencial!

Calendamente

Compartilhe o URL com seus clientes

Nesse momento, você só tem uma coisa a fazer: compartilhar o URL da sua agenda com seus convidados.

Para fazer isso, você precisará acessar a seção principal da sua conta.

Você verá que o novo evento que você acabou de criar aparece e, dentro dele, existe um botão onde se lê “Copiar link”.

Clique nele e o URL será automaticamente copiado para a área de transferência e você só precisará compartilhá-lo com seu cliente.

Calendamente

Calendamente, é meu programa favorito para agendar compromissos on-line

Calendamente facilita muito minha vida e economiza muito tempo.

É o aplicativo da web que eu uso para agendar minhas reuniões com os clientes.

Em vez disso, o Calendly pode gerenciar meus compromissos on-line sem que eu faça nada.

Uma vez configurado, a única coisa em que você vai gastar tempo é preparar as reuniões de vendas com seus clientes em potencial, seja por videoconferência ou por telefone.

É aí que o bacalhau é cozido.

Para chegar a uma reunião de vendas, você deve primeiro ser claro sobre o seu projeto.

Talvez você tenha sido claro e iniciado, mas não inicia …

Se você quer saber o que está errado ou se deve se reinventar, eu convido você a treinamento livre.

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